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A26 电话会议

用电话会议这种方式开会,浪费的时间比从差旅节省的时间还要多。

Ackoff教授(第47条):Teleconferencing is an electronic way of wasting more time than is saved in travel.

Ackoff教授:  
通过远程方式参加会议,与会者难以像现场参会那样融入会议的氛围。因为身体语言是关键沟通方式之一,它的缺失导致与会者心理上的不适应。所以相对于面对面会议,电话会议的参与度更低、效果更差。

遗憾的是,因为电话会议的设置快捷便利,导致其数量远超实际需求。

此外,电话会议常被误读为企业“拥抱”新技术的象征。

 

尽管因为技术的不断进步,许多电话会议引入了视频功能,但Ackoff教授指出的问题依然存在。

每当我得知大部分学员将远程参加培训时,就感到头疼。因为经验表明,远程培训的效果往往不佳。有效培训需双向沟通,培训讲师不仅要讲解,还要观察学员的表情,判断其是否理解,以便决定继续推进新内容或补充解释。因为学员的背景和技术水平各异,培训不应是单方面的信息传递,否则学员只要看视频或自学书本知识就可以了。

某次给公司团队做现场敏捷开发培训,结束后有机会与刚听完课的开发经理和项目经理交流,发现我讲的那些敏捷故事,未能针对他们的困惑。比如在交流过程中,有人说以前其实做过自动化的单元测试,后来发现做单元测试花的时间很多,不如花时间写代码,就没有继续做了。如果培训时知道他们的困惑,我会立刻拿出现有关于单元测试的教材跟他们讨论,让他们更能了解到什么是测试驱动开发。但是因为在培训的时候,我只是按事先准备的教材去讲,没有关联他们的工作现状,他们就会觉得你说的都没错,但是与自己的情况脱离。所以要想培训有效果,应该针对学员的情况与需求。

如果老师有经验的话,应该是先听学生现在的困惑、疑问,用问答形式去跟他们讨论,再和他们分享相关的最佳实践实例。所以如果不是面对面,便无法做到互动交流。不同的公司、不同的学员往往需求各异,只有面对面的互动才能确保培训效果。

并非只有深奥的理论才需现场教学,即使是一些基础的培训,面对面的互动也能提升效率。例如,在教授简化功能点估算规模时,大部分时间要求学员做练习题。有些理解快的学员就无须我重复讲解计算规则。例如:某班学员经验丰富且理解较快,原计划用3小时完成6道练习题,实际不到2小时就完成了;而为了让另外一个班的学员真正理解,我需要详细讲解,半天仅完成了4道题。

从上面的培训案例可见,针对需要交流、沟通和互相交换意见的场景,面对面的方式无可替代。例如,开发团队每两周需要回顾迭代的问题,分析根本原因,并讨论下轮迭代的改进措施,远程会议就难以胜任,团队必须聚集一堂。

当大家聚在一起时,面对面会议可以提供多种交流和互动方式,而非仅仅围着会议桌(像董事会那样)展开讨论。例如,为了避免“一言堂”,有效获取每个人的意见,可以利用白板和便利贴记录各自的意见,再通过集体讨论,确保全员的充分参与,增强大家对结论的认同感。

远程会议通常适合简单即时的确认,如通过视频分享文件或图片,在电话交流中确认内容是否符合要求。

如果有一天你的组长说:“如今技术日新月异,为节省大家的通勤时间,今后的双周项目回顾会议改为线上视频会议。”你就不妨以此为实验,验证Ackoff教授的观点是否正确。